Consejos para aprovechar al máximo
su participación en HOTELGA

Primer paso: Determinar los objetivos

Es importante tener en claro lo que espera obtener con la participación de su empresa en la Feria. El siguiente listado sugiere algunos objetivos que pueden ayudarlo en la definición de sus propias metas, ya que de ellas dependerá el resto de la planificación.

• Captar nuevos clientes
• Afianzar la relación con sus clientes habituales
• Iniciar o concretar negocios y procesos de venta
• Ampliar su participación en el mercado
• Posicionar su marca
• Promocionar nuevos productos y servicios
• Analizar su posicionamiento en el mercado en relación con la competencia
• Potenciar sus contactos y mejorar las relaciones institucionales

Segundo paso: Armar el stand

Para la construcción y decoración del stand, seleccione un arquitecto o diseñador con experiencia en este tipo de instalaciones.

• Es conveniente que su stand sea de fácil acceso y permita la libre circulación de los visitantes.
• Considere las distintas posibilidades de acuerdo a sus necesidades y aspiraciones: diseño propio o un stand modelo básico.
• Prepare con tiempo la modalidad de equipamiento del stand: transporte, manipulación y almacenaje de la mercadería que va a exponer.
• Recuerde prever los servicios de seguridad y limpieza necesarios.
• Para un mayor ahorro energético se sugiere realizar la instalación eléctrica con un mínimo de 2 circuitos con sus correspondientes llaves de cortes y evitar instalar iluminación excesiva que pueda resultar innecesaria.

Tercer paso: Formar el equipo de trabajo

Contar con un equipo eficiente de colaboradores es requisito fundamental para aprovechar al máximo las posibilidades que ofrece la Feria. Estas personas serán de gran ayuda a la hora de transitar las diversas instancias que implica participar en este tipo de eventos.

• Para la atención al público es conveniente seleccionar vendedores que conozcan los productos y servicios que ofrece su empresa, como así también el propósito de su participación.
• Distribuya las tareas que hará cada persona y comuníquelas con claridad.
• Si contrata a alguien solo para esta ocasión asegúrese de prepararlo adecuadamente.

Cuarto paso: Diseñar un plan de comunicación y promoción

Este garantizará una amplia difusión de su presencia en esta Feria. Dicho plan debe contemplar actividades de promoción previas al evento y acciones a desarrollar durante la evolución del mismo. Algunas posibilidades:

• Publicaciones de notas en sitios web y en soportes gráficos especializados: envié gacetillas de prensa con información institucional y comercial incluyendo su participación en la Feria.
• Publicidad gráfica: envié sus datos para ser incluidos en el Catálogo de Expositores, paute publicidad en periódicos y revistas.
• Publicidad digital: incluya en la firma de e-mail de los empleados de la empresa el logo del evento invitando a sus clientes a visitarlo en su stand. Eso puede ayudar a generar un marketing viral. Incluya el banner promocional de HOTELGA en su sitio web o en su e-mail marketing. En material grafico encontrará material listo de promoción.
• Producción de material impreso para distribuir en el stand (folletos, catálogos propios, etc.)
• Actividades promocionales complementarias a su participación: conferencias, charlas, degustaciones, etc.

Quinto paso: Potenciar las relaciones comerciales

La comunicación previa con sus clientes, actuales y potenciales, puede determinar el éxito o no de su presentación. Planifique una campaña de captación de visitantes que asegure cantidad y calidad de contactos en su stand durante los 4 días. Organice su Agenda de citas a través de:

• Invitaciones personales
• Llamados telefónicos o telemarketing
• Mailings masivos
• Envíos por correspondencia directa

Una herramienta útil para el desarrollo de nuevos contactos es la creación de base de datos de los visitantes al stand. Esta información será muy importante una vez finalizada la feria.

volver arriba

HOTELGA se destaca de otras ferias por su marcado perfil profesional. Existen ciertos detalles que hacen a la imagen de su empresa y no pueden ser pasados por alto durante su participación.

• PUNTUALIDAD para abrir y cerrar el stand. Es conveniente que usted y su equipo de trabajo ingresen al predio con suficiente tiempo para revisar las instalaciones.
• ORGANIZACIÓN del stand. Antes de abrir el stand, reúna a su equipo de trabajo y repase la distribución de tareas y el cronograma de actividades a realizar durante cada jornada.
• RESPETO por el tiempo de sus clientes. Cumpla la Agenda de citas que organizó y aproveche cada minuto para difundir las características de su empresa, de sus productos y/o servicios.
• CALIDAD de sus productos y servicios. Compruebe el estado y funcionamiento de su mercadería antes de la apertura al público.
• PREVISIÓN de futuras ventas. Recuerde pedir a las personas que visiten su stand los datos necesarios para volver a comunicarse con ellos una vez finalizada la Feria.

Es difícil medir inmediatamente los resultados de su participación en este tipo de eventos ya que ellos no dependen únicamente del volumen de ventas obtenido en esos días. También influyen de la cantidad y calidad de los contactos realizados que pueden convertirse en ventas en los próximos meses o en acuerdos comerciales posteriores a la visita a su stand. Le recomendamos una serie de actividades a realizar una vez finalizada la Feria para aprovechar al máximo su inversión:

• Reúna a su equipo de trabajo y haga un balance de HOTELGA 2012, teniendo en cuenta los objetivos planteados al comienzo.
• Lea y sistematice los datos obtenidos de los visitantes al stand para visualizar un primer panorama de los resultados conseguidos (cantidad y calidad de visitantes, nuevos contactos, etc.).
• Inicie la comunicación con sus nuevos contactos lo antes posible aprovechando la proximidad del evento. Continúe la campaña comunicacional que había iniciado, difundiendo los resultados de su participación en la feria.